Kodex für die Jahrestagung der DGKN e.V.
Wissenschaftliche Fachgesellschaften müssen hohen ethischen Standards entsprechen. Insbesondere darf der für die Belange der Fachgesellschaften wichtige Kontakt zur Industrie und nicht-wissenschaftlichen Organisationen nicht zu unangemessener Einflussnahme, Spekulationen oder Verdächtigungen der Vorteilnahme oder der Bestechlichkeit führen. Die Deutsche Gesellschaft für klinische Neurophysiologie beteiligt sich an der von den verantwortlichen Veranstaltern jährlich durchgeführten Jahrestagungen. Die Kongressorganisation wird hierbei einvernehmlich nach Ausschreibung für mehrere Jahre festgelegt, der logistische Ablauf des Kongresses ist in einem gemeinsamen Kongressformat festgehalten (Anlage 1). Der hier vorgelegte Kodex für die Jahrestagung ist eine freiwillige Selbstverpflichtung der Fachgesellschaft und dient vor allem der Transparenz, Objektivität und ethischen Verantwortung gegenüber den Mitgliedern der Fachgesellschaft und der Öffentlichkeit.
Die Durchführung und die damit verbundenen Rechte und Verpflichtungen werden an eine vom Präsidium bestimmte Organisationsfirma abgetreten. Die Fachgesellschaft bzw. von ihr damit beauftragte Kollegen beraten die betraute Firma bezüglich des wissenschaftlichen und Fortbildungsprogrammes. Ebenso wird die Zusammensetzung des wissenschaftlichen Komitees durch die Fachgesellschaft vorgeschlagen.
Das wissenschaftliche Komitee der Jahrestagung besteht aus Mitgliedern der Fachgesellschaft. Die Zusammensetzung soll den interdisziplinären Charakter der Gesellschaft widerspiegeln. Mitarbeiter der Industrie können grundsätzlich nicht im wissenschaftlichen Komitee mitwirken und nehmen an keinen Entscheidungen des wissenschaftlichen Komitees teil.
Nach den Satzungen der DGKN ist der von der Mitgliederversammlung gewählte Präsident auch automatisch der Kongresspräsident für das entsprechende Jahr. Der Kongresspräsident wechselt jährlich Der Kongresspräsident ist ehrenamtlich tätig und erhält keine Vergütung für seine Tätigkeit.
Symposien: Inhalte, Redner und Vorsitzende werden ausschließlich vom wissenschaftlichen Komitee auf der Basis der eingereichten Vorschläge vorgeschlagen. Prinzipiell sollen pro Symposium 1 Vorsitzender und 4 Redner, von denen einer der Vorsitzende sein soll, vorgeschlagen werden, denn nur diese erhalten freien Kongresseintritt sowie eine Unkostenpauschale gestellt. In begründeten Ausnahmefällen können mehrere Vorsitzende und/oder Redner vorgeschlagen werden, insbesondere wenn dadurch keine Mehrkosten hervorgerufen werden. Jeder Redner muss auf einem Extra-Slide („Disclosure slide“) seine möglichen Interessenkonflikte vorstellen, sinnvollerweise am Anfang des Vortrages. Redner in Symposien sollten nicht an mehr als zwei wissenschaftlichen Symposien aktiv teilnehmen. Fortbildungsakademie: Inhalte und Redner werden von den für den Kurs verantwortlichen Leitern, die vom Leiter des Richard Jung Kollegs bestimmt werden und nach einer gewissen Zeit wechseln, bestimmt, wobei sich an die Vorgaben des Kollegs gehalten werden soll. Die Vergütung der Tätigkeit erfolgt nach den allgemeinen Grundsätzen (z.Z. Pauschale, Kongresseintritt und extra Vergütung bei Erstellung eines Hand-outs). Interessenkonflikte müssen ebenfalls im Vortrag durch ein Extra-Slide offen gelegt werden. Mehrfache Teilnahme als Redner im Rahmen der Fortbildungsakademie und des wissenschaftlichen Kongresses ist möglich.
Im Rahmen des Kongresses können eine oder mehrere Veranstaltungen organisiert werden. Für deren Durchführung und Leitung gelten die Regeln wie bei wissenschaftlichen Symposien. Die Organisation der Veranstaltung (Themen, Auswahl der Experten) fällt in die Belange des wissenschaftlichen Komitees. Das wissenschaftliche Komitee kann Teile der Organisation delegieren. Der für die Organisation vor Ort bestimmte Verantwortliche muss in Absprache mit dem wissenschaftlichen Komitee und dem Präsidenten handeln.
Im Rahmen des Kongresses können eine oder mehrere Patientenveranstaltungen organisiert werden. Für deren Durchführung und Leitung gelten die Regeln wie bei wissenschaftlichen Symposien. Die Organisation der Patientenveranstaltung (Themen, Auswahl der Experten) fällt in die Belange des wissenschaftlichen Komitees. Das wissenschaftliche Komitee kann Teile der Organisation delegieren. Der für die Organisation vor Ort bestimmte Verantwortliche muss in Absprache mit dem wissenschaftlichen Komitee und dem Präsidenten handeln. Es kann eine Patientenorganisation (Selbsthilfegruppe) hinzugezogen werden.
Dem Kongresspräsidenten obliegt es in Zusammenarbeit mit dem Kongressveranstalter und der Pressevertretung der DGKN eine Pressekonferenz anlässlich der Jahrestagung zu organisieren. Es ist auf eine möglichst breite Beteiligung von Mitgliedern der Fachgesellschaft zu achten. Ein Honorar bzw. eine Reisekostenerstattung wird nicht gezahlt.
Firmensymposien sind von Firmen der pharmazeutischen Industrie oder Medizintechnik gesponserte Symposien. Die vertragliche Abwicklung obliegt der veranstaltenden Firma oder der Kongressorganisation. Firmensymposien sollen prinzipiell wie wissenschaftliche Symposien aufgebaut sein (1 Vorsitzender, 3-4 Redner). Titel, Inhalte und Mitwirkende sind dem jeweiligen Sponsor freigestellt, allerdings sollte mindestens 1 Vortrag produktunabhängig sein und ausschließlich wissenschaftliche Inhalte haben; die Firmen werden von dem Kongresspräsidenten gebeten, die Inhalte mit dem übrigen Kongressprogramm abzustimmen und rechtzeitig mitzuteilen. Wenn angefragt, können den Firmen auch Vorschläge für die inhaltliche Gestaltung durch die Kongressorganisation und das wissenschaftliche Komitee erhalten. Firmensymposien werden im Abstractband, Flyer, Vorprogramm und Hauptprogramm deutlich als von der Industrie gesponsert gekennzeichnet. Die Reisekosten von Vorsitzenden und Rednern eines Firmensymposiums sind ausschließlich vom Sponsor zu tragen, auch wenn der Vorsitzende und/oder die Redner zusätzlich vom wissenschaftlichen Komitee zur Ausrichtung oder Teilnahme von wissenschaftlichen Vorträgen oder Symposien oder Fortbildungs-Symposien beauftragt wurden. Vorsitzende und Redner eines Firmensymposiums sind von den Fachgesellschaften aufgefordert Ihre Teilnahme den jeweiligen Verwaltungen, so nötig, selbstständig anzuzeigen. Interessenkonflikte sind im Vortrag ebenfalls darzulegen. Weiterhin wird erwartet, dass sie einen Vertrag mit den Sponsoren gemäß geltendem Recht und dem Kodex für die Zusammenarbeit der pharmazeutischen Industrie mit Ärzten, Apothekern und anderen Angehörigen medizinischer Fachkreise abschließen.
Von dem wissenschaftlichen Komitee bestimmte Vorsitzende und Redner sowohl für Symposien als auch für Veranstaltungen der Fortbildungsakademie erhalten prinzipiell kein Honorar. Weiterhin wird kein Honorar oder geldwerte Leistungen für die Arbeit des wissenschaftlichen Komitees oder der Kongresspräsidenten gezahlt.
- Von dem wissenschaftlichen Komitee bestimmte Vorsitzende und Redner erhalten freien Kongresseintritt für den gesamten Kongress.
- Die/der Kongress-Sekretär/in erhalten freien Kongresseintritt sowie freien Zugang zum Gesellschaftsabend.
- Von dem wissenschaftlichen Komitee bestimmte Vorsitzende und Redner erhalten eine einmalige Unkostenpauschale. Das Präsidium und der Kongresspräsident erhalten die Hotelunterkunft für den gesamten Kongress bezahlt. Die beiden Kassenprüfer erhalten ebenfalls eine einmalige Unkostenpauschale und freien Kongresseintritt.
- Tagegeld o.ä. wird nicht übernommen.
- Von dem wissenschaftlichen Komitee bzw. Kongresspräsidenten bestimmte Festredner und „Key note speaker“ erhalten die Reisekosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt 2.Klasse (bzw. 1. Klasse mit Bahncard 50%) gegen Vorlage von Originalbelegen erstattet. Die Erstattung von PKW/Flugreisen ist gegen Vorlage von Originalbelegen prinzipiell möglich und wird im Einzelfall zugesagt. In begründeten Einzelfällen (z.B. Reise nicht teurer als innerhalb Deutschlands oder außergewöhnliches Interesse an der Teilnahme dieses Redners) kann das wissenschaftliche Komitee einen Redner oder Vorsitzenden aus dem Ausland genehmigen. Diese Referenten/Key note speaker werden auf Kosten des Kongresses im Kongresshotel untergebracht. In der Regel umfasst dieses n+1 Tag (n= Tage mit aktiver Beteiligung auf dem Kongress).
- Grundsätzlich werden keine weiteren Kosten, insbesondere Telephon/Minibar/Roomservice etc. übernommen.
- Grundsätzlich sind sämtliche Kosten (Reisekosten etc.) für eventuell Mitreisende/Ehepartner komplett vom Redner/Vorsitzenden selber zu zahlen. Dasselbe gilt für die anteilsmäßige Mitbenutzung eines Hotelzimmers und ein zusätzlich anfallendes Frühstück, Teilnahme an sozialen Events wie get-together Party oder Kongressabend.
- Vom Kongressorganisator nach obigen Richtlinien gebuchte Hotelzimmer werden vom Kongress bezahlt. Bei Nicht-Benutzung (zum Beispiel weil ein anderes Hotel gewählt wird) oder bei unentschuldigtem Fernbleiben ohne zeitlich ausreichende Stornierung werden die anfallenden Kosten den jeweiligen Vorsitzenden/Rednern in Rechnung gestellt.
- Die Reisekosten als auch die Hotelkosten des Präsidiums werden nicht über den Kongressetat sondern über den Schatzmeister der DGKN abgerechnet. Das Präsidium kann darüber hinaus besondere Personen (z.B. Ehrenpräsidenten) zum Kongress einzuladen und Ihnen Reisekosten und Hotel analog zu Vorsitzenden oder Rednern zu bezahlen. Das Gebot der Transparenz ist einzuhalten (z.B. persönliche Nennung in der Endabrechnung des Kongresses).
Eine Annahme von Geschenken oder geldwerten Leistungen oder Aufwandsentschädigungen für Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Jahrestagung ist den vom wissenschaftlichen Komitee bestimmten Vorsitzenden und Rednern (außer im Rahmen von Industriesymposien) für ihre Arbeit im Vorfeld, während oder nach dem Kongress nicht gestattet. Dasselbe gilt für das Präsidium, das wissenschaftliche Komitee und den Kongresspräsidenten.
Die Förderung der Wissenschaft und des wissenschaftlichen Nachwuchses ist eine entscheidende Aufgabe der DGKN. Eingereichte Posterbeiträge werden vom wissenschaftlichen Komitee begutachtet und auf der Basis der Qualität zugelassen oder abgelehnt. Die DGKN vergibt daher durch eine vor dem Kongress bestimmte Poster Kommission mindestens 1 Posterpreis. Das Poster Komitee wird von den Vorsitzenden der Posterführungen beraten. Die Posterpreise werden prinzipiell aus den Gewinnen des Kongresses und/oder aus dem Vermögen der Fachgesellschaft bestritten. Eine Beteiligung an den Preisen von dritter Seite, insbesondere von Firmen, ist ausgeschlossen, mit Ausnahme der Möglichkeit einer nicht gebundenen finanziellen Zuwendung gegen Erwähnung dieser Zuwendung im Kongressprogramm.
Der Gesellschaftsabend wird unter Beachtung der Angemessenheit von der Kongressorganisation nach Absprache mit dem Kongresspräsidenten geplant und durchgeführt. Der Gesellschaftsabend darf nicht mit Werbeaktivitäten verbunden sein, Sponsoren können jedoch genannt werden. Eine Eigenbeteiligung der Teilnehmer ist zu erheben. Die Prüfer können freien Eintritt erhalten.
Tabelle: maximal mögliche Kostenerstattung
Anhalts- punkte | Kongress-eintritt | Gesellschafts-abend | Reise-kosten | Hotel | Honorar | Handout |
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Präsidium | frei | frei | frei* | frei* | Ø | |
Kassenprüfer | frei | frei | Pauschale | Pauschale | Ø | |
Kongresspräsident/in | frei | frei | frei | frei | Ø | |
Kongress-Sekretär/in | frei | frei | Ø | |||
Wiss. Vorsitz | frei | Pauschale | Pauschale | Ø | ||
Wiss. Redner | frei | Pauschale | Pauschale | Ø | ||
Fortbildung. Vorsitz | frei | Pauschale | Ø | |||
Fortbildung. Redner | frei | Pauschale | Ø | Pauschale* | ||
Festredner/Ehrengast | frei | frei | frei** | frei** | Ø |
Frei* Kostenübernahme durch den Schatzmeister der DGKN
Frei** Kostenübernahme durch den Kongressveranstalter
Pauschale zurzeit 250,-€
Pauschale* zurzeit 70,-€